Среда, 02 августа 2017 09:53

Залог успешной работы с данными - инструменты Excel

Дорогие друзья, мы продолжаем серию интервью с практиками бизнеса, руководителям и ведущими экспертами в разных предметных областях. Сегодня мы публикуем для вас интервью с Мошкиным Игорем Валерьевичем - практикующим консультантом, обладающим многолетним опытом преподавания, специалистом в области бизнес-процессов и Excel, кандидатом экономических наук.

Трудно представить себе сотрудника, да и простого обывателя, не взаимодействующего с компьютерными технологиями, программным обеспечением и Интернет. Однако не всё так просто, как может показаться на первый взгляд. Зачастую, находясь в условиях ограниченного временного запаса и интеллектуальных рамок, не позволяющих решить некоторые задачи быстро, человек вынужден продлевать ненавистный дедлайн, дабы хоть как-то следовать привычному ритму работы компании. Неужели каждый раз стоит нервировать себя, своего руководителя и своих коллег, задерживая желанный результат? Нет!

Сегодня мы поговорим об одном из способов ускорения и оптимизации своей рабочей деятельности, о повышении продуктивности и возможности выполнять различного рода работу не привычным аналоговым способом, а передать эту задачу в надёжные «руки» вашего первого помощника – персонального компьютера под управлением продуктов линейки Windows.

- Как вы можете охарактеризовать текущее состояние рынка компьютерно-информационного обеспечения, большая ли конкуренция у программы MS Excel?

Ситуация такая: на самом деле рынок компьютерно-информационного обеспечения, как вы изволили выразиться, в настоящее время претерпевает настоящий «бум» своего развития, и мы наблюдаем всё большее проникновение технологий в нашу жизнь, в бизнес. Мир изменился, и для того чтобы устоять на месте, нам надо очень быстро бежать. Это значит, что мы должны делать привычные операции гораздо быстрее, чем это делалось буквально вчера. Для этого и предназначены все способы автоматизации, заложенные в современных информационных системах. Среди них есть хорошие, есть очень хорошие, есть те, которые находятся ещё на ранней стадии своего развития и нам не совсем подходят. Если говорить о продукте компании Microsoft, в частности о пакете Office, куда входит табличный процессор Excel, то этот продукт является одним из основных на рынке, завоевал свою популярность уже давно и привлекает внимание пользователей более двадцати лет. И пока, скажем так, ситуация вряд ли изменится, потому что предпосылок к изменениям предпочтений пользователей нет. Excel – это очень удобная программа, в которой можно эффективно решать самые разные задачи.

- Давайте конкретнее поговорим о том, какие именно задачи позволяет решать данная программа, и как она может помочь сотруднику в оптимизации его текущей деятельности?

Мне иногда бывает очень больно видеть, когда сотрудники используют мощнейший процессор Excel как, скажем, обычный калькулятор. Это, на мой взгляд, просто преступление, потому что в этой программе заложено очень много функций, способов оптимизации и ускорения решения существующих задач. Подчас люди о большинстве этих инструментов просто-напросто не знают. Своей задачей, как практика, и как академического преподавателя, я считаю необходимость нести «светлое» в массы и как можно большему количеству людей рассказывать о том, что же всё-таки скрывается за магической аббревиатурой Excel, и какие он позволяет раскрыть новые возможности. Собственно, возможностей очень много, и человек, который освоит все эти инструменты, как минимум повысит свою ценность для работодателя, если это наёмный сотрудник, а если он предприниматель, то он сможет гораздо эффективней решать свои задачи, тем самым повысив КПД бизнеса.

- Вы можете выделить какую-то конкретную функцию, облегчающую работу сидящего за компьютером?

Какую-то отдельную функцию выделить очень сложно, потому что на самом деле Excel прекрасен в своем многообразии инструментов и в зависимости от того, какая перед вами стоит задача, вам необходимо сразу пользоваться комплексом инструментов и правил. Скажем, у вас есть таблица учёта доходов и расходов. Она может быть представлена просто списком, где у вас есть наименования статей расходов и какие-то данные, которые собираются на регулярной основе, соответственно, для вас, как для разработчика этой таблицы, может открыться новая история, как эти данные вообще собирать и обрабатывать. Во-первых, можно начать с того, что расписать целый алгоритм правил того, как заносить доходы и расходы в эту систему, причём этот алгоритм с помощью функции «гиперссылка» будет пошагово продвигать вас или пользователя этой системы по рабочему листу программы или всей книге. Более того, можно защитить данные от нежелательных изменений. С помощью специальных функций можно проводить расчёты, выводить аналитику, строить графики. Но повторюсь, всё зависит от того, какая стоит перед вами задача. Нужно пользоваться комплексом инструментов и только в этом случае Excel будет приносить желаемый эффект. 

- Скажите, очень много в мире профессий, разного рода должностей, для всех ли категорий персонала удобна данная программа, всем ли она может помочь?

Не буду скрывать, не всем эта программа, вообще говоря, нужна. Она не нужна людям творческих профессий, которые как правило и работают-то на других устройствах или вообще не работают с компьютером. А если вы работаете на классическом IBM PC под управлением операционной системы Windows, если там установлен офисный пакет, то в общем-то вам никуда не уйти, и если вы хотите работать над собой и своим развитием, то эта программа просто необходима. Да, вы можете сказать, что есть же и альтернативные программные продукты. Но переход на иное, открытое программное обеспечение или даже бесплатное не всегда оправдан с точки зрения возможных результатов и последствий. 

- Вы ведёте курс «Продвинутый пользователь «MS Excel» и как преподаватель, подскажите: многие руководители сталкиваются с тем, что сотрудник попросту не хочет, упирается или говорит, что ему сложно, всячески оттягивая момент обучения именной этой программе. Может быть, она кому-то плохо даётся, кто-то плохо ладит с компьютером или кто-то считает, что гораздо проще и привычнее пользоваться обыденными способами подсчётов и ведения данных. Как мотивировать сотрудника на изучение этих дополнительных возможностей?

Знаете, насильно, мне кажется, человека заставить учиться просто невозможно! Если человек не хочет учиться, то единственный способ для него остаться в компании – показать свою ценность каким-то другим способом. Но скорее всего в таком случае перед его непосредственным руководителем встанет вопрос о том, чтобы этого человека заменить более эффективным сотрудником, который планирует своё развитие. В своей практике я с такими людьми практически не сталкивался, как правило, на мой курс приходят учиться люди, которым необходимо решить какую-то практическую задачу, и они понимают ту ценность, которую может принести им функционал Excel. Вопрос мотивации здесь априори не стоит, потому что люди знают, видят и идут за знаниями.

- А должны ли какими-то конкретными качествами обладать ваши студенты, потому что Excel это всё-таки технически насыщенная программа, преобладают ли в её освоении студенты с аналитическим складом ума, нежели с гуманитарным? Ведь наверняка есть ученики, которым тяжело даётся обучение? Как вы с ними справляетесь?

Есть люди, которым в принципе тяжело работать с персональным компьютером, в сети интернет, и офисные программы для них тяжелы в чём-то. Как правило, это люди, которые либо уже пенсионного возраста, либо как ни странно – молодёжь, причём студенческая молодёжь, которая, казалось бы, должна уметь пользоваться многими программами. Эти две категории слушателей часто испытывают затруднения в процессе обучения. Из этого я могу сделать вывод, что идущий учиться, как минимум, должен обладать элементарными знаниями в области компьютерной грамотности, т.е. знать, что представляет из себя компьютер и как им пользоваться. Всё остальное мы дотягиваем до нужного уровня в процессе и получаем результат.

- Ну и в качестве завершения, может, вы поделитесь какими-либо маленькими хитростями и «лайфхаками» для пользователей, начинающих и продвинутых?

Чуда не обещаю, но если говорить о лайфхаке, я могу сказать, что многие пользователи даже не подозревают о том, что есть так называемые «горячие» клавиши – это сочетание клавиш, позволяющих выполнять операции без нажатия элементов меню, кнопок на экране монитора. То есть эти сочетания, которые желательно знать, позволяют ускорить работу и не тратить ценнейшие секунды своего времени на выполнение задач. Предлагаю каждому, кто сталкивается в своей работе с обработкой данных идти учиться, а не откладывать это решение в долгий ящик. Только так можно двигаться вперед и показывать результат! Уверен, что пройдя обучение, вы удивитесь не только тем возможностям, которые открывает программа, но и тому, что вы теперь сможете делать. 

Над интервью работала: Юлия Мезенцева.

Яндекс.Метрика